Många större organisationer har vid det här laget färdiga Powerpointmallar vilket är ett steg i rätt riktning – åtminstone i teorin. Men alltför ofta lämnar mallarna en hel del att önska. De är skapade utifrån samma gamla vanliga stil – organisationens logotyp (och kanske tagline) på en onödigt stor banderoll längst upp eller längst ner på varje mallsida. Släng in ett par mallsidor med punktlistor och någon med en bild och du har ett recept på en mall som aldrig kommer att fungera bra hur mycket du än försöker.
Powerpointmallar är en bra idé. Rent av en strålande idé! Eller en mardröm för användaren. Allting handlar om genomförandet.
Powerpointmallar behöver vara genomtänkta och väldesignade så att den som använder mallarna alltid har en lämplig lösning framför sig och i bästa fall även har exempel på Best Practice som guide.
4:3-misstaget
Är era mallar fortfarande i 4:3? Då är det hög tid att uppdatera. Dagens skärmar och projektorer är mer anpassade för 16:9. En presentation i 4:3 kommer ge ett fyrkantigt och föråldrat intryck och ovanpå det går du miste om värdefullt extrautrymme på sidan. Utrymme som kan ge värdefull luft runt din information.
Men vänta, vad är 4:3 och 16:9?
En snabb beskrivning är att det är förhållanden som beskriver bredd och höjd på bilden. 16:9 är mer widescreen än 4:3 (som ligger närmare gamla klump-versioner av skärmar som vi nu lämnat bakom oss). Om du har en dator, TV eller projektor som tillverkats någon gång under de senaste tio åren är den högst sannolikt mer anpassad för 16:9.
Mallar till allt
Specialdesignade mallar är som sagt en bra idé. De kan vara smidiga att ha om man behöver sätta ihop en presentation och varken har tid eller budget för just det här tillfället. En välgjord mall ger dig vägledning och ramar att hålla dig inom för att hålla det enhetligt och snyggt och kan användas av hela organisationen.
Det finns emellertid också en liten risk att man överanvänder sina mallar. De kanske fungerar bra för att presentera senaste kvartalsrapporten eller något annat enkelt, men om du har en stor produktlansering, strategisk plan eller annat mer komplicerat (eller viktigt) att presentera riskerar du att göra dig själv en björntjänst om du använder dina mallar till det. Det viktiga innehållet och budskapet riskerar att bändas och tvingas in i den färdiga mallen och till slut har du tappat bort vad du faktiskt ville få sagt – för att du var för upptagen med att få in det i en existerande mallsida. De gångerna kan det vara läge att satsa lite mer och få en skräddarsydd presentation som lyfter fram det du vill få sagt så att dina åhörare förstår. Många potentiella ja kan bli snabba nej om budskapet är otydligt.
Mallar som skapats utan hänsyn till begränsningar i Powerpoint
Det händer att vi stöter på väldesignade Powerpointmallar. Mallar där man kan se att en skicklig designer varit inblandad och resultatet är professionellt och snyggt. Men i de allra flesta fall lider de av precis samma problem som andra mallar. Man har helt enkelt inte känt till de utmaningar och begränsningar som Powerpoint innebär, och hur man bör resonera kring allt från typsnitt till grafik, filmer och animeringar. Eller så har man fastnat i att profilera mallen överdrivet mycket med en tjock banderoll upptill eller nertill på varje sida. Eller envisats med att loggan ska synas på varje sida. (Om loggan behöver synas på varje sida för att åhörarna ska komma ihåg vilken organisation man representerar behöver man nog tänka om med sin presentation.)
Vi vet hur du ska skapa mallar och presentationer som underlättar din organisations arbete. Det finns fler fallgropar än man kan ana, och man vill inte upptäcka dem när man lagt ner allt arbete på sina mallar, har byggt sin presentation och redan står på scenen.
Vi har gått igenom alla möjliga (och konstiga) misstag så att du ska kunna slippa dem. Hör av dig om du vill prata mallar eller presentationer!
VILL DU LÄRA DIG MER OM POWERPOINT?
KOLLA IN VÅR DIGITALA POWERPOINTSKOLA
