Som administratör eller ansvarig för varumärke och kommunikation kan det minst sagt vara en utmaning att hålla koll på alla versioner av presentationer, Powerpointmallar och foton som snurrar runt på företaget. Gamla och nya mallar blandas, någon gör egna version och en annan använder bilder som inte alls följer guidelines.

Anledningen är egentligen inte så konstig. Med Powerpoint hamnar ansvaret för kommunikationen hos alla medarbetarna oavsett om man är expert på kommunikation, HR, ekonomi, IT eller nåt annat. Vilken Powerpointmall som är den senaste eller vilka bilder som får användas kan kännas sekundärt eller till och med helt oviktigt. Vilket kan vara fullt förståeligt, budskapet ska ju vara i fokus.

Men det finns flera risker med detta. En är att man snabbt urholkar varumärket när kunder möter företaget på många olika sätt. Det ger ett spretigt intryck och den grafiska profilen blir inte mer professionell än den grafiska nivån hos den aktuella presentatören. Men alla varken kan, vill eller ska vara designers utan experter inom sina respektive områden. Målet bör istället vara att skapa förutsättningar för alla att göra rätt.

Tack och lov är detta något som går att lösa med ganska enkla medel om man vet hur.
På Background brukar vi prata om tre delar som tillsammans skapar en hållbar lösning.

1.     Bra mallar tillsammans med Best Practice galleri
2.     Utbildning i presentationsdesign och Powerpoint
3.     Ett bra system för att enkelt hantera och distribuera filer

I den här artikeln fokuserar vi på den sista punkten.

Så, hur hittar man då ett bra system för att hantera presentationer och bilder?
Många företag har ofta avancerade DAM-system för filhantering men saknar något mer specifikt för hantering av presentationer. Ofta hänvisas medarbetarna till en plats på en server eller en moln-lösning för att hitta de senaste Powerpointmallarna och den aktuella företagspresentationen. En genväg blir då att skapa en helt ny presentation från en gammal eller helt enkelt dra in slides från olika presentationer. Nya mallar och slides kan därför ligga helt oanvända och det tar onödigt lång tid att implementera uppdaterade mallar i en hel organisation.

Pickit är ett smart svenskt system som vinner på sin användarvänlighet. Under skalet finns riktigt avancerad teknik men det är enkelheten som gör plattformen genial och tröskeln låg att både förstå, använda och att administrera.

Bäst av allt, filerna finns direkt i Powerpoint utan omvägar via andra system eller DAM-lösningar. Öppna bara Powerpoint och hitta direkt de senaste mallarna, presentationerna och bilderna i rätt format och upplösningar. Har du redan en bra struktur och DAM-lösning kan de givetvis kopplas samman med Pickit genom ett API.

Som administratör väljer du vad som ska skjutas ut till alla användare och du kan enkelt skapa användargrupper för att styra olika innehåll till olika roller. Kanske behöver säljarna ett visst material och HR ett annat. Du kan till och med bjuda in användare under begränsade tider, exempelvis konsulter eller byråer.

PRESENTATIONER OCH SLIDES

I Pickit kan du samla många olika typer av presentationer. Företagspresentationer, webinars, produktpresentationer, lanseringsmaterial, pitchar, delårsrapporter, etc.
Men du kan även använda enskilda slides eller hela kapitel från dessa för att skapa din egen presentation. Slipp krånglig versionshantering och gamla mallar. Med Pickit blir alla filer tillgängliga för hela organisationen i samma sekund som du publicerar dem.

Hantera dokument och filer. Dra in färdiga slides från galleri eller best practice till din nya presentation.

BILDER

Utöver presentationer och mallar kan du samla företagets egna bilder och bilder från bildbyråer. Som användare har du direkt tillgång till Pickits egna bildbank med fria användningsrättigheter till hundratusentals högupplösta bilder. Du kan dessutom integrera externa bildbanker som exempelvis Shutterstock, Getty images eller Adobe Stock. Som administratör väljer du vilka bilder organisationen ska få tillgång till och vilka som är särskilt anpassade för presentationer.

Hantera bilder och video direkt i Powerpoint utan onödig omväg via andra DAM- eller bildhanteringssystem. 

En stor fördel kan vara att dela upp bilderna i specifika mappar för att underlätta arbetet och säkerställa att medarbetarna använder rätt material.
Exempel på mappar kan vara
–       Personalbilder
–       Bilder med yta för text
–       Bilder till kampanj A och B
–       Bilder för start- och kapitelsidor
–       Bilder för olika affärsområden
–       Ikoner, illustrationer och logotyper
–       Videos anpassade för presentationer

Ja, möjligheterna är många och bidrar till tydlighet, kontroll och men framför allt till att ge användarna ett verktyg för att ta fram riktigt bra presentationer – On brand och med rätt bilder.

Som presentationsbyrå är detta en viktig del för att säkerställa en bra leverans. Utan en tydlig överlämning och en effektiv distribution faller en bra mall ofta helt platt. Vi har därför ett nära och bra samarbete direkt med Pickit och berättar gärna mer om hur du kan höja nivån på företagets alla presentationer.

Nämnde vi förresten att Pickit fungerar lika bra för Word, Teams, OneNote och släpps för Excel i början 2022. Den är en av de mest nedladdade applikationerna i Office 365 med över 40 000 företag som användare globalt. Ett verkligt kvitto på att det lilla företaget med huvudkontoret i vackra Visby har lyckats ta fram en riktigt bra lösning.

Nyfiken på att veta mer?
Hör av dig till oss så bokar vi in en gratis demo över Teams.