Experter uppskattar att det produceras så många som 30 miljoner Powerpoint presentationer varje dag. Vi tar det igen. 30 miljoner. Varje dag!
Som presentationsbyrå är vi inte förvånade och har genom åren granskat mängder av presentationer och mött minst lika många talare. Vi kan av erfarenhet därför säga att många presentationer används helt fel och istället borde benämnas som dokumentation.
Vad är egentligen dokumentation och varför bör den inte presenteras?
Den enkla förklaringen är att dokumentation är något som mottagaren kan läsa på egen hand medan en presentation kräver en presentatör. En presentation ska helt enkelt inte klara sig utan sin presentatör. Av den anledningen innehåller dokumentation mycket text medan presentationer innehåller lite text.
Varför är det här så viktigt?
Det är egentligen också ganska självklart. Vad händer hos publiken när du visar en text-tung slide?
Jo, vissa börjar läsa för att de tror att man ska göra det. Andra kommer att vänta på att du ska ge en instruktion till att börja läsa. Några kommer att vänta på att du ska gå igenom all text medan ett annat gäng inte kommer att bry sig om vad du säger för att de räknar kallt med att du skickar ut presentationen i efterhand för att alla ska läsa på egen hand. Just eftersom den innehåller så mycket text. Skulle ditt ämne ändå vara tillräckligt intressant så kommer vissa att skriva av texten samtidigt som de försöker lyssna och ta noteringar av det du säger.
Ja du förstår själv. Helt ohållbart.
Du konkurrerar med dig själv om uppmärksamheten där ingen går vinnande ur situationen. Varken du, din PowerPoint men allra minst din publik.
Personer med exceptionell förmåga att hålla många saker i huvudet och av ren lust memorerar alla postnummer i norra Europa skulle med lätthet klara av en text-tung presentation. För alla oss andra som förutom jobbet även försöker hålla familjeliv, handlingslistor, träningar och födelsedagar i huvudet blir en innehålls-tung presentation helt enkelt för mycket.
Så varför gör vi detta, vill vi inte att vårt budskap ska nå fram?
En kombination av lathet och okunskap skulle vi vilja påstå. Det är mycket enklare och går mycket snabbare att skriva ner vad man vill säga istället för att fundera på hur det kan kommuniceras på ett bättre sätt. PowerPointen blir en ”snuttefilt”, en trygghet att ty sig till och gömma sig bakom när man ska hålla sin presentation. I värsta fall läser man texten helt ordagrannt innantill på skärmen och tappar all kontakt med publiken. Som snuttefilt är den kanske trygg för en talare men kan förstöra totalt för en hel publik och inte minst för dig att nå ut med din idé eller din information.
Här är det på plats med ett förtydligande. Dokumentation är viktigt och helt nödvändig inom alla företag. Man kan till och med göra den direkt i PowerPoint. Ska innehållet i dokumentationen däremot presenteras så behöver den anpassas till en publikvänlig version.
Okej, det låter logiskt men hur ska jag hinna göra två versioner, en dokumentation och en presentation?
Det här är ett av de vanligaste svaren vi får när vi förklarar problematiken. Och vi förstår den, kalendern är ofta full av möten, stressnivån hög och tid för att brottas med PowerPoint vill man minimera till varje pris.
Men tänk då om du skulle kunna hjälpa 30 åhörare att lättare förstå ditt budskap, att slippa ta anteckningar, att snabbare komma till beslut eller att kanske helt skippa onödiga diskussioner för att alla förstod direkt. Hur många presentationer görs dagligen i din organisation både fysiskt och via onlinemöten och hur många skulle kunna förbättras? Gör den ekvationen och du ser snabbt att lite mer tid och kärlek på en presentation snabbt betalar sig.
Och egentligen är det ganska enkelt. Här är några tips på hur du kan göra en publikvänlig version av din dokumentation.
- Utgå ifrån din (eller en kollegas) innehållsrika presentation och flytta ner så mycket text som möjligt i anteckningsfältet (speakers notes) under respektive slide.
- Förstora grafik, diagram, fakta och intressanta siffror. Fördela ut på fler slides om det behövs.
- Lägg in bilder som skapar känslor och förstärker ditt budskap.
- Fundera på hur du kan väva in storytelling och anekdoter.
- Öva på din presentation så att du känner dig trygg och budskapet sitter.
- Spara som en ny version.
Grattis, du har nu en mycket bättre presentation och en förtydligande dokumentation att skicka ut efteråt. Ju oftare du gör detta, desto snabbare kommer det att gå.
Läs även:
Så enkelt kan storytelling höja värdet av din PowerPoint.
Presentationsmisstag att undvika i din PowerPoint.
Gör du skillnad på talarstöd och publikstöd?
VILL DU LÄRA DIG MER OM POWERPOINT?
KOLLA IN VÅR DIGITALA POWERPOINTSKOLA
