Säkert har du varit på föreläsningar och presentationer där varje slide innehåller alldeles för många animationer. Texter och bilder flyger in från alla möjliga och omöjliga håll, gärna flera objekt samtidigt och ibland även med en oväntad ljudeffekt. I andra delen av spektret hittar vi presentationer som inte innehåller några animationer alls. Varje slide är helt statisk och allt innehåll visas samtidigt.

Så vad är egentligen bäst och hur ska man tänka kring animationer när vi bygger en bra presentation?
I den här artikeln reder vi ut begreppen och ger dig tips på hur du med hjälp av animationer faktiskt kan få publiken att ännu bättre förstå ditt budskap.

Först bara några definitioner så att vi pratar samma språk.
– Animation, sättet som ett objekt (text, diagram, form och bild) kommer in på varje enskild slide.
– Övergång, sättet som nästkommande slide öppnas. Det vill säga övergången mellan olika slides.
– Klick, knapptryckning som aktiverar en animation eller en övergång. Kan vara med mus, med tangent, med svep eller med en klicker.

Som vi berört i flera tidigare inlägg så är ju syftet med din presentation att ta publiken på en resa, från okunskap till att få en insikt. Din idé har inget värde om inte publiken förstår den. Vi lär oss snabbare och tar till oss av informationen mycket bättre om den dessutom engagerar och inspirerar. Just därför är storytelling ett kraftfullt verktyg. I presentationssammanhang vill vi berätta den storyn så snabbt och effektivt som möjligt. Därför behöver du som presentatör göra allt i din makt för att hjälpa och guida publiken genom berättelsen och samtidigt vara intressant.

Ditt mest värdefulla verktyg för att väcka och hålla intresse.

Har du någon gång längtat efter att se en film eller en idrottsmatch men fått känslan förstörd av att någon råkat avslöja slutet eller resultatet? Visst, du har sparat tid och slipper se filmen eller matchen men du har även helt tappat intresset. Storyn är en minst lika viktig del av upplevelsen, kanske viktigare än målet. Studier visar nämligen att vi minns saker avsevärt mycket bättre om de vävs in i en målande berättelse som ger oss minnesbilder samtidigt som vi lyssnar. Och visst vill du väl att publiken ska minnas vad du sagt?

Ändå används presentationer fel varje dag. Slides innehåller ofta mycket information och utan klick visas allt samtidigt. Förutom ”information overload” så har du just avslöjat resultatet, dödat intresset och helt tappat publiken. Du har visat slutet av boken och förväntar dig att publiken på egen hand ska göra resan, samtidigt som de lyssnar på dig. Du har missat ett av de bästa sätten att hålla publiken engagerad, nämligen att bygga storyn med klick.

Du är vägledaren

Ditt jobb som presentatör är att guida publiken genom berättelsen. Få dem att förstå. Då har du gjort ett bra jobb. Ibland hör vi argument att en komplex slide får presentatören att verka smart. Att nivån är så pass hög att man som deltagare ska förstå även de mest komplexa modeller. Men om majoriteten eller till och med en liten del inte förstår så kommer de bara att känna sig dumma. Då har du istället misslyckats i din roll som vägledare.
Människor gillar att känna sig smarta. Ju mer komplex slide du visar, desto längre tid behöver du stanna upp och guida publiken genom den.

Men hur hänger det här ihop med klick och animationer?
När du förenklat, förtydligat och förstärkt din presentation så kan du sen även dela upp den i fler slides eller med fler klick. Visa en sak i taget och fokusera på det som du pratar om för tillfället. Varje nytt objekt som visas på skärmen bör vara självklar eller förklaras.

Vi ska titta på ett exempel.
Titta på det korta klippet med Hans Rosling här nedan.

Visst var det tydligt?
Hur kommer det sig?

Jo klicken. Hans klickar sig igenom varje steg i processen samtidigt som han förklarar, förtydligar och förstärker genom att måla upp bilder längs vägen. Den farliga vägen över vattnet där barn kan drunkna, att han letat flygpriser kommande lördag och retoriskt ställer frågan varför de inte bara flyger när det är säkrare och dessutom mycket billigare.

Det här, i kombination med hans engagemang och kunskap, skapar en story som är väldigt enkel att hänga med i oavsett förkunskaper. Man fängslas av hans berättelse där varje klick driver storyn framåt.
Hade han direkt visat en statisk bild med all grafik synlig från början utan klick så hade han antagligen tappat storyn och tydligheten. Slutbilden är nämligen ganska rörig vid en första anblick.

Även om publiken kan ämnet väl så är det inte säkert att de förstår ditt resonemang eller ser ämnet från ditt perspektiv. Guida dem genom tankeprocessen och hjälp dem att förstå. Känns nivån ändå för låg, ställ utmanande frågor och låt publiken bidra till innehållet i presentationen.

Tajming

Jobbar du med klick så behöver du också kunna din presentation väl. För att budskapet ska bli tydligt och kraftfullt behöver dina klick hänga ihop med ditt manus. Det ger alltid extra stilpoäng om du kan tajma in ditt tal med grafiken. Det visar att du har kontroll, är engagerad i ämnet och lagt lite extra kraft på att få mig som åhörare att hänga med. Det skapar värde och inspirerar till att vilja lyssna vidare.

Klick är inte en genväg

Klick och animationer är inte lösningen på en rörig presentation som saknar en röd tråd. Klick lägger du in sist när du redan gjort allt du kan för att förtydliga och förenkla budskapet. Ibland behöver flera budskap samsas eller en komplex modell beskrivas. Då är klick ett utmärkt sätt att få publiken att ändå hänga med.

I Powerpoint har klick och animationer funnits med ända sen de tidigaste versionerna. De är enkla att lägga in och anpassa. Lägg gärna lite extra tid på att hitta bland menyer och funktioner. Håll dig till enkla och subtila animationer som inte tar fokus från budskapet och låt klicket ha ett tydligt syfte. Då har du en bra början på en presentation som hjälper dig att bygga storyn och ta publiken på din resa.

Lycka till med dina klick och din story!

Läs även: Så enkelt kan storytelling höja värdet av din Powerpoint
Läs även: Därför är Jeff Bezos beslut att förbjuda Powerpoint ett smart drag