Tillgänlighetsanpassa din PowerPoint inför nya direktiven

Att tillgänglighetsanpassa din PowerPoint-presentation är inte bara en fråga om inkludering, det är också en strategisk fördel för ditt företag. Med det kommande Tillgänglighetsdirektivet 2025 blir det ännu viktigare för svenska företag att säkerställa att alla digitala produkter och tjänster, inklusive presentationer och dokument, är tillgängliga för alla – även personer med funktionsnedsättningar.

Vad innebär EU:s tillgänglighetsdirektiv för dig?

Tillgänglighetsdirektivet 2025 betyder att dina presentationer, webbplatser, videos, dokument, appar – ja, allt som publiceras digitalt – måste nå upp till WCAG nivå AA. Genom att börja nu slipper du stressa när lagen träder i kraft i juni 2025, och du kan samtidigt öka antalet potentiella kunder och visa att ditt företag verkligen bryr sig om alla sina användare, vilket även ger en klar konkurrensfördel. Självklart ska presentationen och dokumentet du lagt så mycket tid på kunna uppskattas av alla!

När det kommer till PowerPoint-presentation innebär direktivet att din presentation, om den publiceras digitalt, måste vara läsbar och användbar för alla, oavsett eventuella funktionsnedsättningar. Genom att följa riktlinjer för tillgänglighet, som att använda en tydlig struktur, bra kontrast och alternativ text för bilder, kan du säkerställa att din presentation uppfyller dessa krav. Även om du presenterar från en scen inför en publik finns det många saker man kan tänka på för att kunna nå ut till fler.

En annan fördel med att tillgänglighetsanpassa din PowerPoint är att det gör det mycket enklare att exportera presentationen till PDF-format utan att förlora viktiga funktioner. Detta är avgörande när du behöver publicera dokumentet på din webbplats och vill säkerställa att alla besökare kan ta till sig informationen. En tillgänglig PDF innebär att alla, inklusive personer som använder skärmläsare och människor med en kognitiv funktionsnedsättning, kan ta del av ditt innehåll på ett enkelt och effektivt sätt.

I denna artikel går vi igenom konkreta steg för att göra dina presentationer mer tillgängliga och förklara varför detta är en nödvändig och smart investering för framtiden.

1. Tänk igenom och förenkla din design

Genom att designa med en tydlig hierarki och inte överbelamra dina slides gör du det lättare för din publik att fokusera på vad som är väsentligt och relevant. Tänk igenom antalet objekt, valet av typsnitt och typsnittsstorlek så att det blir läsbart för alla och se till att det är en god kontrast mellan text och bakgrund. Måste du använda text? I så fall kanske texten går att korta ner och förstora, språket kanske går att förenkla och du kanske kan använda enkla animationer för att ta fram lite text åt gången. Allt för att minska den kognitiva ansträngningen för din publik. Försök hitta en konsekvent design genom dina slides där rubriker och bärande objekt ligger på samma plats så att betraktaren vet var de ska söka av.

Tips för tillgänglig presentationsdesign:

 

Under tillgänglighetsfliken i PowerPoint kan du kolla kontrast och även se hur din presentation ser ut för människor som är färgblinda.

Försök även att skala bort onödiga objekt för att underlätta för människor med kognitiv nedsättning.

Är text i tabeller svårläst? Ändra textfärg eller bakgrundsfärgen i den specifika tabellcellen.

Testa och säkerställ kontrast mellan två färger med ett externt verktyg, t ex: Contrast Checker

2. Lägg in en tydlig rubrik på varje sida

En unik, kort och koncis rubrik på varje sida hjälper publiken att navigera och förstå sammanhanget. Dessutom behövs rubriker, i rubrikplatshållaren i PowerPoint-mallen, för att skärmläsare ska uppfatta att du landat på en ny sida och vad som är först i hierarkin. I vissa fall kan en rubrik inte passa in i din design, t ex om du lägger in en helskärmsbild, ett bildkollage eller en video. Under ”Granska”, ”Kontrollera tillgänglighet”, och ”Kontrollera tillgänglighet” finns då möjligheten att lägga till rubrik för dold bild. Rubriken visas då inte på skärmen men den uppfattas av skärmläsare. Om din sida helt saknar rubrik så kommer den inte att godkännas av Microsofts tillgänglighetskontroll.

3. Lägg till alternativtext på dina bilder och objekt

Alternativtext är en viktig funktion för att hjälpa personer med synnedsättning att förstå bilder och grafiskt innehåll i en PowerPoint-presentation. När någon som använder en skärmläsare kommer till en bild, läser skärmläsaren upp alternativtexten som beskriver bilden. Utan alternativtext får användaren bara veta att det finns en bild där, men inte vad bilden visar. Att inkludera beskrivande alternativtext säkerställer att alla kan ta del av innehållet, oavsett synförmåga. Tänk på att ett enkelt foto kan ha en kortare beskrivning medan en bild av komplex data eller ett diagram kräver mer utförlig beskrivning.

Tips för tillgängliga bilder och objekt:

 

Högerklicka på bilden eller objektet och välj Redigera alternativtext. I fönstret Alternativtext skriver du 1–2 meningar i textrutan som beskriver objektet och dess sammanhang för någon som inte kan se det.

Är ett objekt utan relevans kan du markera det som dekorativt utan att addera alternativtext. En ramlinje är exempel på objekt som bör markeras som dekorativa. Personer som använder skärmläsare förstår då att objektet inte tillför något speciellt. Högerklicka på det dekorativa objektet och välj Redigera alternativtext. I fönstret Alternativtext och klicka i kryssrutan Markera som dekorativ

Om du grupperar objekt i PowerPoint behöver den nya gruppen också ha en alternativtext.

4. Kontrollera och justera läsordningen

Läsordningen på en sida definieras av i vilken ordning du lagt till objekten. Du kanske har lagt till objekt i efterhand som ska komma i ett tidigare skede. På skärmen ser hierarkin korrekt ut men för en skärmläsare, eller för någon som använder sig av TAB-tangenten, kan innehållet bli helt ologiskt. Därför är det alltid viktigt att köra den inbyggda tillgänglighetskontrollen under fliken ”Granska” där du får upp varningar om läsordningen inte följer sidans design.

Tips för att justera läsordningen i PowerPoint:

 

Välj Granska > Kontrollera tillgänglighet > läsordningsfönstret. Ändra läsordningen genom att ordna om objekten i listan i fönstret Läsordning med hjälp av pilarna eller genom att dra objekten. Objekt längst upp i fönstret läses först och längst ner läses sist. Använder du markeringsfönstret för att justera läsordningen är principen den motsatta. Längst ner läses först.

5. Se över filens meta-data

Att justera meta-data i en PowerPoint-presentation är en viktig del av tillgänglighetsanpassning som ofta förbises. Genom att uppdatera information som författarens namn, företagsnamn, datum och ämne säkerställer man en professionell och konsekvent presentation. Detta är särskilt viktigt i stora organisationer där många filer lagras, eftersom rätt meta-data gör det enklare att hitta presentationen. För användarvänlighetens skull kan meta-data inkludera beskrivningar och nyckelord som underlättar förståelsen av presentationens innehåll och syfte. Dessutom kan korrekt meta-data förbättra presentationens synlighet i sökmotorer (SEO) om den publiceras online. Genom att systematiskt justera och uppdatera meta-data kan man säkerställa att presentationen är välorganiserad, professionell och lätt att använda för alla inblandade.

Tips för att justera metadata i PowerPoint:

 

Välj Arkiv > Info. Lägg till en rubrik, en tagg och en författare. Om du vill visa fler egenskaper klickar du på Visa alla egenskaper. När du är klar markerar du pilen Föregående och sparar dina ändringar.

6. Exportera din tillgänglighetsanpassade presentation till en PDF

Har du följt alla stegen ovan har du kommit en bra bit, och sparat en hel del tid, i att skapa en tillgänglighetsanpassad PDF som du kan publicera på din webbplats. För att behålla alternativtexter och läsordning när du skapar en PDF från din PowerPoint är det viktigt att du väljer rätt alternativ vid export. Var medveten om att innehållet läses lite olika mellan PowerPoint och PDF. Vissa saker du har grupperat i PowerPoint läses som individuella objekt i PDF och du kan behöva gå in och göra viss handpåläggning i det nya dokumentet. Kör en tillgänglighetskontroll och justera problemområden i din pdf efter export. Acrobat Reader har en egen inbyggd tillgänglighetskontroll som du med fördel kan ta hjälp av.

Tips vid export från PowerPoint till PDF:

 

Välj Arkiv > Exportera > Skapa PDF-/XPS-dokument > Skapa PDF/XPS

I dialogrutan Publicera som PDF eller XPS väljer du en plats att spara filen på och sen klickar du på Alternativ. Se till att klicka i ”Behåll icke utskrivbar information” som dokumentegenskaper och dokumentstrukturtaggar innan du trycker på OK och Publicera för att spara ditt dokument.

Sammanfattning

Tillgänglighet handlar om att skapa en win-win-situation där både du och publiken drar nytta av en mer inkluderande och engagerande upplevelse. Genom att göra dina presentationer tillgängliga, förbättrar du inte bara användarupplevelsen för alla, utan också ditt företags rykte, konkurrenssituation och kundbas. Stärk ditt varumärke, öka antalet potentiella kunder och inkludera och entusiasmera fler –  Tillgänglighetsdirektivet är en vinst för alla.

Har du frågor hur du eller din organisation kan jobba med tillgänglighet i era presentationer och hur ni kan säkerställa att ni är redo för den nya regleringen, kontakta gärna oss på Background så hjälper vi dig.

Dela

Daniel Garpebring

daniel@bkgr.se • 073–572 01 80

Relaterade artiklar

Svartvit närbild av två händer som omfamnar en spåkula, omgiven av gula grafiska blixtar som skjuter utåt, vilket symboliserar en vision av framtidens presentationsdesigntrender.

8 presentationstrender att hålla koll på 2025

Skisser på UX och UI design

Publikvänlig presentationsdesign – hur UX/UI kan höja dina presentationer

Öga med fokus på analys

Optimera dina PowerPoint-presentationer med AI-baserad Heatmapanalys