Du ska hålla en presentation om några dagar. Helt plötsligt är det hög tid att få ihop storyn och en struktur, hitta innehåll och designa något som ser skapligt ut i PowerPoint. Väldigt hög tid faktiskt. Nästan lite panik. Hur börjar jag? Finns det något gammalt jag kan använda? Var tog den där bra sliden med affärsmodellen vägen?
Lugn. Det finns genvägar att enkelt komma igång och få klart din presentation i tid. Här är en metod för att snabbt komma fram till en bra och tydlig struktur.
Kasta dig inte in i Powerpoint
PowerPoint är ett fantastiskt verktyg på många sätt, men kan även begränsa vår förmåga att tänka fritt och kreativt. Så innan du börjar leta upp en mall eller en gammal presentation, ta dessa minuter att fundera på vad du vill faktiskt vill med din presentation. Hämta kaffe, ta fram ett stort papper och ett gäng Post-It. Nu kör vi!
1–5 MINUTER
Syfte – varför håller du presentationen?
De allra flesta presentationer handlar om att uppnå någon slags förändring hos dina åhörare. Att gå från oinspirerad till inspirerad, från oinformerad till informerad, från ostrukturerad till strukturerad. Vad vill du uppnå och hur vill du att åhörarna ska agera, känna och tänka efter din presentation? Även om ditt ämne är stort och omfattande, begränsa dig till bara en idé och fokusera på ditt perspektiv och vilken förändring du vill se. Skriv upp det och var väldigt konkret. Det bli enklare då.
6–9 MINUTER
Målgrupp – vem ska du påverka?
Med ett budskap som riktar sig till alla når du ingen. En tekniker vill säkert veta helt andra saker än en ekonomichef eller en nyanställd. Ändå är våra företagspresentationer många gånger väldigt generella och lika, oavsett vem man möter. Gör inte det misstaget. Vilka är dina åhörare och vad vill de egentligen veta? Lägger du några minuter här så kommer du vinna mycket i slutänden. Tänk på deras situation, roll, plats i organisationen, personlighet, fritidsintressen, utmaningar, mål och vilket värde du tillför. Är inte informationen intressant och relevant så kommer de garanterat att bli uttråkade.
10– 15 MINUTER
Nuläget – hur ser världen ut idag?
Vad har gjort att vi hamnat där vi är? Vilka tydliga trender kan man se? Vilka utmaningar brottas dina åhörare med idag? Sätt på dig målgruppen glasögon och beskriv nuläget ur ett problemperspektiv. Det här sätter din story i en kontext och ett sammanhang. Du berättar för publiken varför det är så viktigt att genomföra förändringen. Ditt ”varför” blir utgångspunkten på resan och förklarar var vi står idag, för att i nästa steg visa vart vi ska – din vision.
16– 20 MINUTER
Drömläget – svaret på problemen
Du har just byggt upp en bild av att något är ur balans. Det är nu dags att rasera den bilden, berätta om din vision och hur du tänker dig en värld där problemet ovan inte existerar. Berätta hur du tänker dig en lösning och vilka aktiviteter som är nödvändiga att genomföra för att nå dit. Kanske var det en insikt som fick dig att se problemet ur ett nytt perspektiv. Berätta om den. Det är också först här som du berättar om din idé, din produkt, din tjänst och hur fördelarna av den kan hjälpa åhöraren. Börja med visionen och bygg upp storyn genom att beskriva hur vi når dit och vilka utmaningar vi kommer möta längs vägen.
21–25 MINUTER
Uppmana till handling (call to action)
Härligt, nu är din struktur nästan klar. Bara en sista viktig sak. Se till att åhörarna agerar. Många missar den här punkten och lämnar publiken med en bra känsla. Men sen då? Har du nu lagt så mycket tid och energi på att samla deltagarna, få till det där viktiga mötet och sen genomfört en riktigt bra presentation så vill du åtminstone att de ska agera på något sätt efteråt. Det här hänger ihop med första punkten – syftet. Vad ville du uppnå? Var konkret och se till att ni bokar in ett nytt möte, att de anmäler sig till ett webinar, att de sammanställer rapporten till ett visst datum eller helt enkelt fyller i en undersökning. Vad är det första publiken behöver göra för att den här positiva förändringen ska bli verklighet. Visa dem nästa steg på resan och hur man enklast tar dig dit.
Bravo – nu har du en struktur!
Har du följt stegen ovan så har du nu hittat syfte, målgrupp, varför vi behöver göra en förändring, vad vi ska uppnå samt hur vi ska göra det. Dessa skapar naturliga avsnitt i din presentation. Skriv en Post-It med varje ord och sätt upp på väggen, en whiteboard eller på ett stort papper.
- Nuläge (Varför)
- Drömläge (Vad)
- Uppmaning till handling (Hur)
Du har nu en utmärkt grund och röd tråd till din presentation – en struktur. Bara genom att tänka igenom de här enkla punkterna har du kommit mycket längre än de flesta andra som skapar sina presentationer.
Nästa steg blir att börja fylla varje del med relevant innehåll som supportar din idé.
Bäst resultat av din presentation får du så klart genom att vara ute i god tid och planera i förväg. Ju mer tid du lägger på förberedelser desto bättre blir din presentation och ditt framförande. En bra grundregel brukar vara att planera, skapa och öva minst 1 timme för varje minuts presentation.
Vill du lära dig mer om hur du bygger en intressant struktur och hur storytelling kan hjälpa dig att skapa bättre presentationer. Anmäl dig till någon av våra utbildningstillfällen.
Författare: Gabriel Alenius
