Traditionella PowerPoint-mallar uppmuntrar ofta ett förlegat sätt att kommunicera. Upplägget bygger fortfarande till stor del på Microsofts standardmallar från 90-talet med tunga textbaserade sidor, evighetslånga punktlistor, sidhuvuden, sidfötter, fotnoter och plottriga bilder. Istället för att skapa känsla och förståelse genererar dessa presentationer förvirring med sina innehållstunga sidor som kräver övermänsklig koncentration och extremt god syn. Mallarna är ofta utformade för klassisk dokumentation snarare än för presentationssammanhang inför publik. Men genom att sköta förarbetet och överväga syftet, målgruppens perspektiv och hur du vill uppfattas, kan PowerPoint vara ett utmärkt verktyg.

Analys före form – vad kan vi lära av User Experience design (UX)

När vi på Background startar ett nytt projekt börjar vi ofta med att undersöka företagets hemsida och sociala kanaler för inspiration. Det ger en bättre förståelse för hur de vill kommunicera jämfört med att granska tidigare presentationer eller tomma PowerPoint-mallar. Inom användarupplevelse ligger webbutvecklingen oftast ljusår före den klassiska presentationsdesignen. På webbsidor mäts data och konvertering testas för att skapa en smidig kundresa med ett tydligt mål. Resan från förstagångsbesökare till trogen kund är genomtänkt och planerad, där onödiga och distraherande element sorteras bort. Dessutom ger detta en bättre förståelse för den önskade målgruppen.

En hemsida beaktar hur företaget ska upplevas och vilka krav och förväntningar besökaren har. Är det en sida som ska förmedla premium eller budget? Hur lätt är det för användaren att lösa sina problem eller få svar på sina frågor?

En välgjord sida har en tydlig hierarki, noggrant utformad för att minimera användartiden för att förstå och interagera. Primära val och önskade åtgärder är tydligt markerade genom storlek, kontrast och färg. Informationen som behöver finnas utan att vara dominerande är mindre, tunnare och mer neutral. En välgjord sida leder ditt öga dit designern valt och tar hänsyn till dina mänskliga begränsningar.

När det gäller presentationer lägger vi till en dimension till användarupplevelsen genom att lägga till presentatören som en nyckelkomponent. Med hjälp av inspirerande storytelling och ordentligt designade slides tar presentatören åhörarna i handen och leder dem genom en tydlig story och struktur, vilket är en väsentlig del av användarupplevelsen. Du, som publikens guide, måste noggrant ha tänkt igenom resan och förberett dig ordentligt innan du skissar på din design för att lyckas få med dig din publik.

Tänk som en UX-designer och skissa på användarresan:

• Vilken är din målgrupp?
• Vilken är resan och storyn du vill presentera?
• Vad är problembeskrivningen och vad är lösningen?
• Vad vill du uppnå med din presentation?

→ Tips: Läs vårt blogginlägg ”Tre enkla strukturer för storytelling”

Form efter analys – vad kan vi lära av User Interface design (UI)

När du utformar dina sidor, tänk på att underlätta upplevelsen för din publik. Innan du börjar designprocessen är det viktigt att du har en god förståelse för din målgrupp, tydlig struktur och en klar vision om vart du vill föra din publik. Genom att ha en bra story kan du, istället för att skriva ner den i punktform, välja vad du vill belysa för att tydliggöra det du som presentatör talar om just för tillfället. Om du har gjort ditt förarbete vet du vad målet är. All design som inte bidrar och driver storyn framåt kan skalas bort. Bra design har ett syfte – och nu kan du anpassa syftet i en passande, skräddarsydd kostym.

I designprocessen fokuserar vi nu på uttryck, utseende och varumärke. Om företaget har en tydlig visuell identitet är det viktigt att hålla sig till den. Låt dock inte företagets ofta föråldrade PowerPoint-mallar begränsa dig utan hämta inspiration från andra kanaler vid behov. Håll det enkelt och rent och se till att designen har en tydlig struktur samt hjälper din publik att följa med i resan genom hierarki, storlek, kontrast och animationer.

”Kom ihåg att du som presentatör styr tempot och storyn – inte en begränsad yta på en slide. Dela upp ditt innehåll och klicka fram relevant information.”

Om du har en komplicerad process som egentligen inte tillför mer än en insikt du vill förmedla, överväg att ta bort den förvirrande processen och istället dela insikten. Har du diagram på diagram som berättar mer än vad som hör till huvudspåret, se om du kan rensa upp i onödiga staplar och använd färg och kontrast för att framhäva det väsentliga. Går du vilse i PowerPoint-former och funktioner, gå tillbaka till din story och struktur för att påminna dig själv om vad du vill uppnå och hur du ska göra det. Kom ihåg att du som presentatör styr tempot och storyn – inte en begränsad yta på en slide. Dela upp ditt innehåll och klicka fram relevant information. Det är bättre att du och din klicker får jobba lite extra än att publiken tappar fokus.

Tänk som en UI-designer och skissa på det visuella:

• Hur ser företagets visuella riktlinjer ut?
• Hur vill du uppfattas och vilken känsla vill du förmedla?
• Vilka objekt och bilder passar målgruppen?
• Vilket visuellt stöd behövs på specifika sidor för att förstärka ditt budskap?
• Har sidan tillräckliga marginaler och luft kring objekt?
• Har all design ett syfte i upplevelsen eller kan du skala bort?
• Är de grafiska elementen anpassade efter presentationstillfället (typsnittsstorlek, bra färgkontrast, upplösning på bilder etc.)?

→ Tips: Läs vårt blogginlägg ”Så håller du presentationer on brand i Powerpoint”

Var inte rädd för att testa och justera

Precis som med webbsidor måste vi testa, optimera och mäta våra presentationer. Även om det kanske sker på ett något mer godtyckligt sätt än med de olika analysverktyg som finns tillgängliga för webbutvecklare. Bolla innehållet med dina kollegor, försök se på din presentation med ett publikperspektiv – vad kan fånga deras intresse och hur leder du dem genom berättandet – snarare än att utgår ifrån allt du själv vill berätta och visa. Om du kör din presentation flera gånger är det utmärkt, ingen presentation är perfekt första gången. Ta tillfället i akt och dölj sidor där du märkte att publiken tappade fokus. Lägg till sidor där publiken hade problem att hänga med i dina insikter. Förstora viktiga delar och rensa upp där det behövs. Processen du spenderat timmar med att formge, gav den verkligen något eller var den lättare att berätta om? Även om det svider så mäts inte dina framgångar i hur länge du pillat med din PowerPoint utan effekten din presentation får hos publiken.

Testa, utvärdera och optimera:

• Vad fungerade bra och vad kan du lära av det?
• Hur kan du förbättra delar som inte fungerade?
• Vad behöver förtydligas?
• Var någon del överflödig och kan tas bort?
• Fick presentationen önskad effekt?
• Fick du konstruktiv feedback som går att applicera i förbättringar?

→ Tips: Läs vårt blogginlägg ”Optimera dina PowerPoint-presentationer med AI-baserad Heatmapanalys”

En effektiv och bra presentation är inte en tävling i vem som skapat den ultimata sliden; det är när du som presentatör tar din publik i handen och leder dem igenom en användarvänlig upplevelse med en tydlig start och ett tydligt mål.